Den Büroalltag mit generativer KI effizienter gestalten– Nützliche KI-Tools für das Büro: Teil 2: Präsentationen erstellen

Die Erstellung ansprechender Präsentationen ist jedoch oft anspruchsvoller, als es auf den ersten Blick scheint. Beispielsweise fehlt die Übung oder das nötige Know-how im Umgang mit der Präsentationserstellungssoftware – sei es, weil Präsentationen nur selten erstellt werden oder schlicht die Zeit fehlt, sich intensiver mit den erweiterten Funktionen auseinanderzusetzen. Dadurch bleiben hilfreiche Features wie Design- und Layoutvorlagen häufig ungenutzt. Nicht selten wirken Präsentationen dann:

• überladen, weil einzelne Folien mit zu viel Text und unklaren Strukturen gefüllt sind – oft kombiniert mit uneinheitlichen Schriftarten und -größen.
• gestalterisch uninspiriert, da es an Ideen für kreative oder visuelle Darstellungen fehlt – insbesondere bei komplexen Themen.
• inkonsistent, wenn verschiedene Personen an der Präsentation arbeiten und keine einheitlichen Layouts und Farben verwendet werden.

Zwar bieten KI-Tools für die Textverarbeitung (z. B. zum Generieren, Umschreiben, Strukturieren oder Übersetzen) sowie Bildgeneratoren inzwischen vielfältige Möglichkeiten, Inhalte zu erstellen – doch die eigentliche Aufbereitung in eine überzeugende Präsentation bleibt weiterhin zeitintensiv.

 

Was sind KI-Präsentationsgeneratoren?

Vor diesem Hintergrund gewinnen spezialisierte KI-Tools, mit denen Präsentationen direkt generiert und bearbeitet werden können an Bedeutung: Sie wandeln einfache Themenbeschreibungen in visuell strukturierte Folien um und unterstützen so eine anschauliche Darstellung von Ideen und Inhalten. Der wichtigste Vorteil liegt in der Zeit- und Arbeitsersparnis für Mitarbeitende, die nicht über umfangreiche technische Kenntnisse im Umgang mit einer Präsentationssoftware verfügen. Damit helfen diese Tools, die genannten Herausforderungen bei der Strukturierung, Gestaltung und Formatierung von Präsentationen deutlich zu verringern.

Quelle: KI-generiert mit Gamma

Beispiel für die Visualisierung von Informationen in einer Grafik. Quelle: Vortrag zum Thema „Datenmanagement“ im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Digitaler Frühjahrsputz 2025“. Das Bild wurde generiert mit Gamma.

 

Funktionalitäten kostenfreier Tools

Die aktuell verfügbaren KI-Tools bieten verschiedene Ansätze, um Präsentationen zu generieren, die sich in ihrer Komplexität und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden. Zwei Eingabearten sind dabei üblich, die meist auch in den kostenfreien Versionen zur Verfügung stehen: Der Nutzer gibt entweder einen Prompt ein, der das Thema und Stichworte zum gewünschten Inhalt beschreibt oder er lädt ein Text-Dokument mit dem entsprechenden Inhalt hoch, z.B. eine Word- oder eine PDF-Datei. Zum Teil sind weitere Angaben möglich, beispielsweise die Anzahl der Folien, der Stil (formell, professionell, lustig etc.) oder die gewünschte Farbe. Zusätzlich stehen professionelle Vorlagendesigns zur Verfügung, aus denen man eine auswählen kann.

Quelle: KI-generiert mit presentations.ai

Erstellung einer 10-Folien-Präsentation mit Hilfe eines einfachen Prompts. Das Bild wurde generiert mit presentations.ai. 

Mit Hilfe dieser Angaben erstellen die Tools innerhalb weniger Minuten eine Präsentation, die anschließend angepasst werden kann. Die meisten Tools bieten hierfür umfangreiche Möglichkeiten, zum Beispiel

• das Einfügen neuer Folien oder Designelemente,
• die Neustrukturierung der Gliederung,
• Werkzeuge zum Umschreiben, Erweitern oder Zusammenfassen von Texten und Überschriften,
• den Austausch, die Bearbeitung und das Hinzufügen von Bildern aus Bildbibliotheken oder das Generieren neuer Bilder.

Bei der Analyse der kostenfreien Versionen verschiedener KI-Präsentationsgeneratoren zeigen sich deutliche Unterschiede in den verfügbaren Funktionen und Nutzungsbeschränkungen.

Die Einschränkungen der kostenlosen Versionen betreffen nicht nur die Anzahl der erstellbaren Präsentationen, sondern auch die verfügbaren Exportformate und Designoptionen. Während PDF-Exports häufig kostenlos verfügbar sind, erfordern bearbeitbare Formate wie PPTX oft Premium-Abonnements. Diese Limitierungen müssen bei der Auswahl eines geeigneten Tools berücksichtigt werden, insbesondere wenn regelmäßige Anpassungen der Präsentationen erforderlich sind.

Die folgende Abbildung veranschaulicht die Erstellung einer Präsentation unter Verwendung der kostenpflichtigen Pro-Version von Copilot. Grundlage bildete der Prompt „Erstelle mir eine Präsentation zum Thema Datenschutz für eine interne Schulung meiner Mitarbeitenden mit passenden Bildern.“ Innerhalb von zwei Minuten wurde eine Präsentation mit insgesamt 23 Folien generiert. Dabei sind 17 Inhaltsfolien jeweils mit thematisch passenden, KI-generierten Abbildungen versehen, die Kapiteltrennfolien enthalten keine Visualisierungen. Für die Bildgenerierung greift Copilot aktuell auf DALL·E zurück.

Quelle: KI-generiert mit Copilot

Erstellung kontextbezogener Bilder zu allgemeinen Themen. Das Beispiel wurde generiert mit Copilot. 

Die Beispiele machen deutlich, dass KI-Präsentationsgeneratoren nicht nur bei der Erstellung von Inhalten, sondern auch beim schnellen Erzeugen kontextbezogener Bilder unterstützen können. Während dies bei allgemeinen Themen gut gelingt, stoßen sie bei fachlich anspruchsvollen oder sehr spezifischen Inhalten jedoch noch an Grenzen.

Präsentation sensibler Daten – Herausforderungen Datenschutz

Viele KI-Präsentationsgeneratoren basieren auf cloudgestützten Modellen, bei denen die Datenverarbeitung außerhalb der direkten Kontrolle des Unternehmens erfolgt. Die eingegebenen Inhalte werden häufig auf Servern gespeichert, die sich in unterschiedlichen Ländern befinden. Werden in Präsentationen personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden, Finanzinformationen oder strategische Unternehmensdaten verarbeitet, kann dies schnell gegen geltende Datenschutzvorgaben oder Vertraulichkeitsvereinbarungen verstoßen.

Ein zusätzliches Risiko besteht darin, dass bestimmte KI-Modelle aus den eingegebenen Informationen „lernen“ und diese in künftige Inhalte für andere Nutzer einfließen lassen. Auch eine unklare Datenweitergabe an Drittanbieter kann zu unerwünschten Sekundärverwendungen führen, die über den ursprünglichen Zweck der Präsentationserstellung hinausgehen.

Für eine datenschutzkonforme Nutzung solcher Tools sind technische und organisatorische Maßnahmen notwendig. Dazu gehört vor allem die klare Definition von Richtlinien für den Einsatz von KI-gestützten Präsentationswerkzeugen: Es muss eindeutig geregelt sein, welche Arten von Informationen eingegeben werden dürfen (z. B. öffentlich zugängliche Daten) und welche kategorisch ausgeschlossen sind (z. B. interne Geschäftsdaten oder sensible personenbezogene Angaben).

Eine praktikable Lösung stellt die Anonymisierung oder Pseudonymisierung dar: Statt echter Namen oder Kennzahlen werden Platzhalter oder anonymisierte Beispieldaten verwendet, um zunächst die Struktur und das Design der Präsentation zu erstellen. Die finale Version mit den tatsächlichen Inhalten wird anschließend im gesicherten Unternehmensumfeld vervollständigt und gespeichert.

Ebenso wichtig ist die kontinuierliche Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Regelmäßige Schulungen zu Datenschutz, IT-Sicherheit und dem verantwortungsvollen Umgang mit KI-Tools sollten fester Bestandteil interner Weiterbildungsmaßnahmen sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten die Risiken kennen, geltende Richtlinien einhalten und neue Anforderungen frühzeitig erkennen.

Quelle: © Goodnotes 5 – Unsplash

Auswahl eines Tools – Checkliste

Bei der Auswahl eines geeigneten KI-Präsentationsgenerators müssen insofern neben den funktionalen auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Unter Umständen ist die Nutzung verschiedener Tools für unterschiedliche Anwendungsfälle, wie beispielsweise interne Kommunikation und externe Kundenpräsentationen, eine sinnvolle Option.

Zunächst sollten die spezifischen Anforderungen des Unternehmens betrachtet werden:

• Nutzungsintensität und Aufwand
  Wie häufig werden Präsentationen im Unternehmen benötigt – regelmäßig, z. B. im Vertrieb oder Marketing, oder nur punktuell für Projekte, Berichte oder Veranstaltungen? Bei geringer Nutzung ist eine kostenlose oder monatlich kündbare Lösung oft ausreichend, während bei intensiver Nutzung ein kostenpflichtiges Tool mit erweiterten Funktionen sinnvoll sein kann.
• Zielgruppen und Inhaltstypen
  Erstellen Sie Präsentationen für interne Zwecke (z. B. Schulungen, Berichte) oder für externe Zielgruppen (z. B. Kunden, Partner)? Werden allgemeine Informationen verarbeitet oder sensible Daten (z. B. Personal-, Kunden- oder Finanzdaten)? Je nach Datenart sind unterschiedliche Datenschutzanforderungen zu beachten.
• Designvorgaben und Wiedererkennung
  Soll das Tool Unternehmensdesigns (z. B. Farben, Schriftarten, Logos) automatisch integrieren können? Oder benötigen Sie eine flexible Gestaltung für verschiedene Anwendungszwecke? Haben Sie wenig Design-Know-how, sind besonders Tools mit professionellen Vorlagen und automatisierten Layoutfunktionen interessant.
• Erstellungsprozess und Zusammenarbeit
  Wer im Unternehmen ist an der Präsentationserstellung beteiligt? Wird im Team gearbeitet oder einzeln? Gerade wenn mehrere Personen Inhalte liefern oder freigeben müssen, sind Funktionen zur Zusammenarbeit (z. B. Kommentierung, Freigabeprozesse, Versionsverlauf) und eine einfache Bedienbarkeit entscheidend. Praktisch sind auch Integrationen in gängige Systeme, wie z.B. Microsoft 365.
• Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf
  Wie intuitiv ist das Tool bedienbar? Wird eine Einarbeitung oder Schulung benötigt? Achten Sie auf Tutorials, Hilfefunktionen und ggf. deutschsprachigen Support.
• Export- und Formatierungsoptionen: Lassen sich die Präsentationen in verschiedenen Dateiformaten exportieren (z. B. PPTX, PDF, HTML)?
• Datenschutz und Hosting-Standort: Wo werden die Daten gespeichert? Gibt es DSGVO-konforme Anbieter mit europäischen Serverstandorten?
• Sprachunterstützung: Wird das Tool in mehreren Sprachen benötigt?

Anschließend müssen die verfügbaren kostenlosen Versionen gegen die Kosten und Vorteile von Premium-Abonnements abgewogen werden. Im ersten Schritt kann mit kostenlosen Versionen und dabei ausschließlich unkritischen Informationen experimentiert werden, z.B. Produktbeschreibungen, Anleitungen etc., die auf den Unternehmenswebseiten veröffentlicht sind. Ziel dabei ist es, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität verschiedener Tools zu bewerten, ohne Datenschutzrisiken einzugehen. Basierend auf diesen Erfahrungen kann dann über die langfristige Tool-Auswahl und mögliche Premium-Upgrades entschieden werden.

Quelle: © Jason Goodman – Unsplash

Fazit

KI-Präsentationsgeneratoren eröffnen kleinen und mittleren Unternehmen neue Möglichkeiten, Präsentationen schneller und professioneller zu erstellen – auch ohne tiefgehende Design- oder Softwarekenntnisse. Die verfügbaren Tools bieten insbesondere durch automatisierte Strukturierung und Designvorlagen wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag. Gleichzeitig dürfen datenschutzrechtliche Aspekte nicht außer Acht gelassen werden – insbesondere beim Umgang mit sensiblen Unternehmens- oder Kundendaten.

Da KI-generierte Inhalte Ungenauigkeiten oder unangemessene Darstellungen enthalten können, ist unbedingt die Überprüfung und Validierung aller generierten Materialien einzuplanen.

Die Entwicklung im Bereich dieser Tools schreitet rasant voran. Insofern gilt es, sich fortlaufend auf Veränderungen bei Funktionen, Preismodellen und datenschutzrechtlichen Anforderungen einzustellen. Wer gerade ein Tool auswählt und ein kostenpflichtiges Abo in Betracht zieht, sollte idealerweise mit einem monatlichen Tarif starten. Auch wenn Jahresabos günstiger sind, bietet die monatliche Variante deutlich mehr Spielraum, um auf Veränderungen flexibel zu reagieren.

Beispiele für KI-Präsentationsgeneratoren (in alphabetischer Reihenfolge):

beautiful.ai  /  Canva  /  ChatGPT  /  Copilot  /    deckrobot  //  decktopus  //  fotor  //  GAMMA  //  Plus AI  //  presentations.ai  //  presenton  //  sendsteps  //  Simplified  //  slidebean  //  SlidesAI  //  SLIDESGO  //  SlidesPilot  //  storyd

 

Sie haben Interesse an vertiefenden Informationen zum Thema „KI-Präsentationsgeneratoren“ oder benötigen Unterstützung bei der Suche einer passenden Anwendung, um Ihren Büroalltag effizienter zu gestalten? Wenden Sie sich gern an uns!

Ansprechpartnerin:

Constance Möhwald
Modellfabrik Virtualisierung
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