Chatbots, Wikis, Changebots – Digitale Helfer für KMU im Wandel

Wie KI-gestützte Kommunikation KMU entlasten kann

Ob neue Mitarbeitende, neue Prozesse oder neue Software – Veränderung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Alltag. Doch gerade in solchen Phasen wird Kommunikation zur Herausforderung: Informationen müssen verständlich vermittelt, Fragen beantwortet und Unsicherheiten abgebaut werden. Genau hier setzen digitale Werkzeuge wie Chatbots, Wikis oder sogenannte Changebots an.

Im siebten Teil der Webinarreihe „KI in der Unternehmenskommunikation“ drehte sich am 18. Juli 2025 alles um die Frage, wie solche digitalen Helfer die interne Kommunikation in KMU vereinfachen und Veränderungsprozesse begleiten können. Die Veranstaltung richtete sich an Geschäftsführende, Kommunikationsverantwortliche und Digitalisierungsbeauftragte, die nach praxistauglichen Lösungen für aktuelle Herausforderungen in der Unternehmenskommunikation suchen. Nach der Begrüßung durch Dr. Ninette Florschütz vom Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau gaben zwei Impulsvorträge Einblicke in aktuelle Entwicklungen:

• Michael C. Bauer vom Center for Digital Transformation der Universität des Saarlandes stellte das Forschungsprojekt „ChangeBot“ vor – einen digitalen Begleiter, der Mitarbeitende durch Veränderungsprozesse führt, Fragen beantwortet und emotionale Unterstützung bietet.
• Oliver Wüntsch von der Delphi Artificial Agents GmbH zeigte, wie KI-gestütztes Coaching in Unternehmen funktioniert – mit personalisierten Lernpfaden, Feedbackmechanismen und praxisnahen Anwendungsbeispielen.

Beide Referenten machten deutlich: KI kann Kommunikation nicht ersetzen, aber gezielt entlasten – wenn sie sinnvoll eingeführt und genutzt wird.

Aha-Momente und neue Perspektiven

Die Diskussion im Anschluss an die Vorträge zeigte deutlich: Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor ganz ähnlichen Herausforderungen, wenn es um digitale Kommunikation und Veränderungsprozesse geht. Gleichzeitig wurde deutlich, wie niedrigschwellig der Einstieg in KI-gestützte Werkzeuge tatsächlich sein kann – insbesondere dann, wenn sie gezielt auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind.

Quelle: Suraaj M – Pixabay

Einige der stärksten Aha-Momente:

• Chatbots als digitale Ersthelfer beantworten wiederkehrende Fragen rund um Prozesse, Tools und Zuständigkeiten geduldig und rund um die Uhr
• KI-Werkzeuge ermöglichen es, mit Datenspeichern, wie etwa dem Unternehmens-Wiki zu sprechen
• Changebots als digitale Wegbegleiter können Unsicherheiten reduzieren, Orientierung geben und Führungskräfte entlasten.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Der Einstieg in solche Lösungen ist oft einfacher als gedacht. Viele Werkzeuge lassen sich zunächst im kleinen Rahmen testen – ohne große Investitionen oder technische Hürden. Entscheidend ist dabei nicht die Technik allein, sondern wie gut sie in den Arbeitsalltag integriert wird und ob sie von den Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt wird.

Das Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau unterstützt KMU in Thüringen dabei, digitale Kommunikation praxisnah und systematisch zu gestalten. In der Modellfabrik „Vernetzung“ können sich Unternehmen über KI-gestützte Assistenten informieren, Fragen stellen, Bots direkt ausprobieren oder auch in konkreten Umsetzungsprojekte (weiter-)entwickeln. Die Angebote sind kostenfrei und auf die Bedürfnisse kleiner Betriebe zugeschnitten.

Neuer Impuls im August: So starten KMU mit ihrer eigenen KI durch

Das Thema wird nach der Sommerpause vertieft: Hierzu findet am 29. August 2025 ein virtuelles Werkstattgespräch aus der Reihe „KI Pioniere in der Unternehmenskommunikation“ statt. Die Online-Veranstaltung fokussiert die Gestaltung von Veränderungsprozessen unter der Frage „Eine eigene KI für KMU?“ und liefert Antworten darauf, was bspw. ein eigenes GPT leisten kann. Anmeldungen sind hier möglich.