Nachlese: KI-Vielfalt im Büroalltag – Werkstattreihe „KI-Pioniere“

Am 22. August 2025 lud das Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau zur sechsten Ausgabe der virtuellen Werkstattreihe „KI-Pioniere in der Unternehmenskommunikation“ ein. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie sich Künstliche Intelligenz (KI) im Büroalltag praktisch einsetzen lässt und welche Schritte notwendig sind, um den Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten.

Einblicke aus der Praxis

Als Praxispartner gab die KUPPER IT Gruppe den 54 Teilnehmern einen offenen Einblick in ihren Weg zur KI-Integration. Diese hatte sie im vergangenen Jahr an einigen Projekten umgesetzt, die beispielsweise zum Ziel hatten, die Gesprächsdokumentation mit Kunden wie auch die Planung von Projekten für die Mitarbeiter und Unternehmensführung zu erleichtern. Das Unternehmen sah KI hierbei als Schlüssel, um die Mitarbeiter insbesondere von wiederkehrenden, zeitintensiven Tätigkeiten zu entlasten und gleichzeitig die Qualität in der Kundenkommunikation sowie der internen Dokumentation zu verbessern.
Dabei ging es nicht nur um technische Lösungen, sondern vor allem um die Gestaltung des Veränderungsprozesses. Referent Mario Schicht, KI-Enthusiast und Digitalisierungsmanager bei KUPPER IT, zeigte auf, dass die Einführung der neuen Technologien immer auch eine kulturelle Herausforderung ist.

Mittendrin, statt nur dabei – Gestaltung des Veränderungsprozesses

Das Unternehmen hat Erfahrungen gesammelt und daraus eine fünfstufige Vorgehensweise entwickelt, die den Mitarbeitenden Orientierung gibt und die Berührungsängste mit der neuen Technologie abbaut. Zunächst wird in einer unternehmensweiten Veranstaltung das notwendige Basiswissen vermittelt, um mögliche Vorbehalte abzubauen und den Einstieg für alle Mitarbeitenden zu erleichtern. Anschließend folgen Workshops für die Early Adopter, in denen engagierte Mitarbeitende vertieftes Wissen erhalten und zugleich als Multiplikatoren für ihre Teams gewonnen werden. In der dritten Phase entwickeln die Teams konkrete Use Cases, die der Vorstellung und dem Ausprobieren dienen und im Arbeitsalltag sofort spürbaren Nutzen stiften. Darauf aufbauend schaffen regelmäßige Austauschformate die Möglichkeit, Erfahrungen zu teilen und ein internes Wissensnetzwerk aufzubauen. Schließlich werden schrittweise erste KI-Assistenten eingeführt – leicht nutzbare Werkzeuge wie Protokoll- oder Berichtsgeneratoren, die den Alltag im Büro gezielt unterstützen. Informativ begleitend ist es sinnvoll, auf interne Newsletter, offene Sprechstunden und eine FAQ-Anlaufstelle zu setzen, um die Belegschaft fortlaufend mitzunehmen.

Aus Stolpersteinen Sinnvolles bauen

Auf kultureller Ebene standen zunächst Skepsis, Unsicherheit und der Zeitmangel zur Integration und Einarbeitung im Vordergrund. Manche Mitarbeitende sorgten sich um den eigenen Arbeitsplatz oder hatten Vorbehalte und Berührungsängste gegenüber der neuen Technologie. KUPPER begegnete diesen Herausforderungen durch ein schrittweises Vorgehen. Die größte technische Herausforderung lag, dem Bericht des Referenten zufolge, im Datenschutz: Denn Unternehmensdaten sollten nicht auf externen Servern verarbeitet werden. Deshalb entwickelte das Team eine eigene GPT-Lösung in einer abgeschirmten Umgebung. Dies erforderte zusätzliche Infrastruktur und technisches Know-how, bot aber volle Kontrolle über sensible Daten. Darüber hinaus wurden die Ergebnisse von den internen Fachkräften validiert, bevor sie im Arbeitsalltag übernommen wurden – ein Schritt, der Vertrauen bei den Mitarbeitenden schuf und die Qualität sicherte. Statt auf Druck zu setzen, förderte das Unternehmen den Einsatz von KI durch positive Erfahrungen im Team und Mundpropaganda, angeregt durch die Multiplikatoren. Besonders den Early Adoptern wurde hierbei bewusst Zeit eingeräumt, um frei zu experimentieren und ihre Erkenntnisse weiterzugeben. Eine kontinuierliche Kommunikation über Newsletter, Fragerunden und Team-Meetings sorgte dafür, dass der Austausch lebendig blieb und alle Mitarbeitenden die Möglichkeit erhielten, sich in den Prozess einzubinden.

Zentrale Erkenntnisse für die Praxis

Die Erfahrungen der KUPPER Gruppe zeigen deutlich, dass die Einführung von KI in erster Linie ein Change-Management-Prozess ist und nicht allein als IT-Projekt betrachtet werden darf. Besonders wirksam ist es, mit kleinen, klar abgegrenzten Anwendungsfällen zu starten, da sie schnelle Erfolge ermöglichen und Vertrauen schaffen. Datenschutz und Datenhoheit sind unverzichtbar, um die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Kunden zu sichern. Statt nur auf Vorgaben von oben zu setzen, ist es zielführender, Multiplikatoren im Unternehmen einzubinden, die den Einsatz von KI aktiv vorantreiben. Transparenz und offene Kommunikation spielen dabei eine Schlüsselrolle, da sie Ängste abbauen und Motivation fördern. Insgesamt ist der Einsatz von KI ein evolutionärer Prozess, der Schritt für Schritt wächst und sich durch praktische Erfahrungen weiterentwickelt.

Daraus leiten sich die wichtigsten Learnings ab:

• KI ist ein Change-Thema: Die Einführung von KI erfordert vor allem Veränderungsmanagement, nicht nur technische Lösungen.

• Datenschutz schafft Vertrauen: Eine klare Strategie zu Datenhoheit und Sicherheit ist Voraussetzung für Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Kunden.

• Klein anfangen: Erste, klar abgegrenzte Use Cases bringen schnelle Erfolge und erhöhen die Akzeptanz.

• Schrittweise entwickeln: Der Einsatz von KI ist ein kontinuierlicher Lern- und Entwicklungsprozess, der in kleinen Schritten wächst.

• Multiplikatoren nutzen: Engagierte Mitarbeitende wirken als Botschafter wirkungsvoller als Vorgaben von der Unternehmensführung.

• Offen kommunizieren: Transparenz und regelmäßiger Austausch bauen Ängste ab und fördern Motivation.

Ausblick

Die Werkstattreihen werden fortgesetzt. Interessierte können sich schon jetzt die nächsten Termine vormerken:

• 29. August 2025, 11:00–12:30 Uhr
  Webinarreihe „KI in der Unternehmenskommunikation“ – Teil 8: „Eine eigene KI für KMU? – Was ein GPT4YOU leisten kann“
  Weitere Infos & Anmeldung

• September 2025, 11:00-12:00 Uhr
  Virtuelle Werkstattreihe „KI-Pioniere in der Unternehmenskommunikation“ – Teil 7: „KI in Aktion – Erfahrungsbericht zur Chatbot-Integration“
  Weitere Infos & Anmeldung