KI-Anwendungsprojekt: KI-gestützte Dokumentation in der Betreuung – Zeitersparnis und Qualitätsgewinn durch moderne Technologien

In der stationären Betreuung von Menschen mit Behinderungen stellt die lückenlose Dokumentation von Gesundheitsinformationen und der Betreuungsaktivitäten eine zentrale, zugleich aber auch äußerst zeitaufwendige Aufgabe dar. In entsprechenden Einrichtungen wie etwa Wohnheimen sind neben komplexen Dienstplänen insbesondere eine verlässliche, strukturierte und zeitnahe Dokumentation leistungsrelevant sowie Voraussetzung für eine professionelle Versorgung. Insbesondere bei steigender Bewohneranzahl oder gar Vollbelegung steigt der Dokumentationsaufwand enorm. Im KI-Anwendungsprojekt des Mittelstand-Digital Zentrums Ilmenau und der Lebenshilfe Rennsteig Wohnen gGmbH in Neuhaus am Rennweg wird diesem Umstand Rechnung getragen: Neben der Optimierung der Basisdigitalisierung wurde auch ein KI-System für die Betreuungsdokumentation in Zusammenarbeit mit regionalen IT-Dienstleistern eingeführt.

Ausgangslage und Problemstellung

Die schriftliche Dokumentation ist aus Gesundheits- und Organisationsgründen unabdingbar und muss daher entsprechend sorgfältig durchgeführt werden. Dies braucht einerseits viel Zeit, die durch die Betreuung der Quelle: © Lebenshilfe Neuhaus a. RwgBewohner und die damit zusammenhängenden Aufgaben und Bedürfnisse selten gegeben ist. Andererseits müssen die Dokumentationsaufgaben zeitnah erfolgen, um z.B. Vitalparameter oder aufgenommene Nahrung und Flüssigkeiten exakt zu erfassen. In der Realität jedoch ist es v.a. die zwischenmenschliche Aufmerksamkeit, die in der Betreuungssituation die Ressourcen der Betreuenden maßgeblich erfordert. Aus diesem Grund erfolgt die Dokumentation in der entsprechenden Software häufig zeitlich leicht verzögert nach der Versorgung, wenn der unmittelbare Kontakt bereits abgeschlossen sind. Dieses Vorgehen erfordert von den Betreuenden hohe kognitive Ressourcen, zumal die Situation durch eine angespannte Personalkapazität gerade auch im ländlichen Raum zusätzlich erschwert wird.

Darüber hinaus ergeben sich mitunter Schwierigkeiten bei der korrekten Zuordnung, Kompatibilität oder etwaigen Dopplung von Einträgen bei der vorhandenen Dokumentationssoftware. Ferner besteht die Gefahr manueller Fehler und Lücken. Diese Umstände führen nicht nur zu einem erhöhten bürokratischen Aufwand, sondern schränken auch die tatsächliche Zeit für die Betreuung der Bewohner ein. Gleichzeitig produzierten diverse Technologieansätze unnötig hohe Kosten, deren Senkung ebenfalls ein Teil des Projekts war.

Herangehensweise: Digitalisierung der Infrastruktur und Spracheingabe

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, erfolgte zunächst eine eingehende Prüfung der bestehenden IT-Infrastruktur im Hinblick auf Hard- und Software. So konnte direkt abgeschätzt werden, wie KI-ready das gesamte Setting ist. Bei dieser Bestandsaufnahme wurde festgestellt, dass neben einigen Anpassungen im Hinblick auf Datenablage und -strukturierung insbesondere die manuelle Eingabe der Information per Tastatur und Maus aus Sicht der Betreuenden aus Zeitgründen optimierungsbedürftig ist: Im Alltag wäre eine sprachbasierte Eingabe per Mobilgerät wünschenswert und zielführend: Dies könnte direkt und zeitnah am Patienten erfolgen, birgt aber die Herausforderung der präzisen Spracherkennung und korrekten Zuordnung der relevanten Informationen zu den Eingabefeldern in der Dokumentationssoftware.

Die grundsätzliche Idee des KI-Anwendungsprojekts bezieht sich demnach auf die Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation per Sprachdaten. Die gesprochenen Informationen wie etwa Vitalwerte, Verhaltensbeobachtungen oder spezifische Betreuungsaktivitäten werden per Mikrofon erfasst und mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch transkribiert, strukturiert und für die Dokumentation relevante Informationen extrahiert. Wesentlich dabei ist, dass die KI nicht nur die Spracheingabe in geschriebenen Text umwandelt, sondern diesen auch intelligent den vorgesehenen Dokumentationsfeldern in der bestehenden Software zuordnet. So entfällt der Zwischenschritt der manuellen Eingabe. Die Betreuungskraft dokumentiert entsprechend „on the go“ und erspart sich späteres Nachtragen.

Vorteile und Mehrwert der KI-Lösung

Der Einsatz der KI-gestützten Spracherkennung und Verknüpfung mit der Dokumentationssoftware bringt mehrere zentrale Vorteile mit sich, die sich v.a. in einer Zeitersparnis, aber auch bei Qualität und Arbeitszufriedenheit niederschlagen. Durch die Effizienzsteigerung gewinnt das Team erhebliche zeitliche Ressourcen zurück, die direkt der Betreuung zugutekommen. Anstelle von überbordenden Organisationsaufgaben und Bürokratie dominiert Quelle: © Lebenshilfe Neuhaus a. Rwg wieder die Zuwendung zum Menschen bei gleichzeitiger Erfüllung aller Dokumentationspflichten. Dokumentationslücken, die etwa durch Zeitverzug zwischen Betreuung und Dateneingabe entstehen können, gehören der Vergangenheit an. Informationen werden zeitnah erfasst, was besonders bei variierenden Bedürfnissen der Bewohner gemäß Integrierter Teilhabeplanung entscheidend ist.

Das KI-System unterstützt eine einheitliche Formulierung, konsistente Sprache und klare Strukturierung der Dokumentation und etwaiger darauf aufbauender Berichte. Das erleichtert insbesondere auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und fördert die Nachvollziehbarkeit. Darüber hinaus lässt sich so die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern: Es gibt weniger Schreibarbeit, weniger Unterbrechungen im Alltag und die gewonnene Zeit zum „richtigen“ Betreuen wirkt sich positiv auf Motivation und Arbeitszufriedenheit aus. Vor diesem Hintergrund zeigt sich der Mehrwert des Projekts eindeutig: Durch KI-gestützte Dokumentation wird nicht nur der administrative Aufwand reduziert, sondern es entsteht Raum für eine menschlichere und qualitativ hochwertigere Betreuung.

Herausforderungen und Rahmenbedingungen

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Aspekte, die bei der Implementierung und im täglichen Einsatz beachtet werden müssen. Neben den personenbezogenen Daten zählen v.a. Gesundheitsdaten zu besonders schützenswerten Informationen. Der Einsatz der KI-Tools muss deshalb datenschutzkonform umgesetzt werden, z.B. durch ordnungsgemäße Datenverwaltung und Zugriffsrechte. Die KI liefert zwar Vorschläge und eine automatische Strukturierung, die inhaltliche Verantwortung und Kontrolle bleibt jedoch bei der betreuenden Person. Jede Eingabe sollte daher durch eine Fachkraft geprüft werden und dieser Prüfprozess beansprucht ebenfalls Zeitressourcen. Darüber hinaus sind eine stabile IT-Infrastruktur, kompatible Dokumentationssoftware und entsprechende Schulungen des Personals Voraussetzung dafür, dass das System zuverlässig funktioniert und entsprechend genutzt wird. Gerade die Anpassung der Infrastruktur (wie zu Beginn des Projekts) erfordert Zeit und Planung. Neue Arbeitsweisen erfordern ferner Vertrauensaufbau und häufig Einarbeitungen. Nur wenn das Team den Nutzen erkennt, kann eine nachhaltige Integration gelingen. Andernfalls bliebe die neue Technologie ungenutzt.

Ausblick

Das KI-Anwendungsprojekt zeigt exemplarisch, wie neue, digitale Technologien im Allgemeinen und KI im Speziellen dazu beitragen können, den Alltag in Einrichtungen der Behindertenhilfe nachhaltig zu modernisieren. Mit Blick auf den steigenden Bedarf an Betreuung, gleichzeitig aber wachsenden Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit bei unentspannter Personaldecke, bietet die KI-gestützte Dokumentation eine wichtige Chance. Eine Anwendung, die sowohl den Mitarbeitenden als auch den betreuten Menschen durch mehr Zuwendung, weniger Bürokratie und qualitativ hochwertige Dokumentation zugutekommt.

Die positiven Erfahrungen der Lebenshilfe in Neuhaus am Rennweg, kombiniert mit passgenauen Praxistests, ermutigt dazu, KI-gestützte Dokumentationssysteme weiter auszubauen und zur Regel zu machen. Dabei bleibt entscheidend, dass Datenschutz, Qualitätssicherung und humane Betreuungsqualität als gleichrangige Ziele verfolgt werden. Die Technologien sollten nicht ihrer selbst wegen modernisiert, sondern als Mittel zur besseren Pflege und Unterstützung von Menschen gesehen werden.